Zakres obowiązków zarządcy określony jest w Dziale V, rozdział 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2004r. Nr 261 poz. 2603).

Podstawowym dokumentem regulującym stosunki pomiędzy zarządcą i właścicielem jest umowa o zarządzanie.

Strony umowy muszą ustalić jej treść na podstawie wzajemnego porozumienia.

Za przynależnością umowy o zarządzanie do kategorii umów starannego działania świadczy postanowienie zawarte w art. 186 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z treścią tego zapisu zaradza jest zobowiązany do wykonywania działalności zawodowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa – „a czynności zarządzania wykonywać ze szczególną starannością właściwą dla ich zawodowego charakteru”. Oznacza to, iż zarządca, w ramach stosunku prawnego łączącego go z właścicielem nieruchomości, będzie odpowiedzialny za dołożenie należytej staranności przy wykonywaniu przyjętych obowiązków, a nie za rezultat.

1. Zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali – podejmuje decyzje samodzielnie we wszystkich czynnościach w zakresie zwykłego zarządu.

 Do czynności zwykłego zarządu należą wszystkie sprawy z zakresu zarządzania nieruchomością wspólną, której elementami między innymi są;

a/ działka gruntu poza obrysem budynku - droga dojazdowa, drzewa, krzewy, trawniki

b/ klatki schodowe, korytarze, przejścia oraz inne elementy służące do komunikacji wewnątrz budynku

c/ pomieszczenie gospodarcze

d/ fundamenty oraz inne elementy posadowienia budynku

e/ ściany konstrukcyjne wraz z tynkami zewnętrznymi i elementami architektonicznymi oraz tynkami wewnętrznymi w pomieszczeniach należących do nieruchomości wspólnej

f/ zewnętrza balkonów i loggii – koszty konserwacji i remontów ich wnętrza obciążają indywidualnych ich użytkowników

g/ ściany działowe z wyjątkiem ścian działowych usytuowanych wewnątrz lokali

h/ dach wraz z konstrukcja nośną, rynny obróbki blacharskie, ławy kominiarskie, włazy oraz drabiny

i/ stropy pomiędzy poszczególnymi kondygnacjami,

j/ przewody kominowe /spalinowe i wentylacyjne/ wraz z kominami, bez kratek wentylacyjnych,

k/ instalacja centralnego ogrzewania - od pierwszego zaworu za wymiennikiem w węźle cieplnym do indywidualnego ciepłomierza służącego do pomiaru ciepła w lokalu, a także instalacja w pomieszczeniach wspólnych,

l/ instalacja gazowa – od głównego zaworu w budynku do zaworu na wejściu do kotłowni

ł/ instalacja elektryczna – od złącza do indywidualnych liczników na wejściu do lokalu, tzw. obwody administracyjne – instalacja elektryczna w pomieszczeniach wspólnych wraz z urządzeniami oświetleniowymi umieszczonymi na zewnętrznych ścianach budynku oraz instalacja dzwonkowa

m/ instalacja wodociągowa, od pierwszego zaworu za wodomierzem głównym w budynku do indywidualnego wodomierza służącego do pomiaru wody zużytej w lokalu, a także instalacja w pomieszczeniach wspólnych

n/ instalacja centralnej ciepłej wody, od pierwszego zaworu za wymiennikiem w węźle cieplnym do indywidualnego wodomierza służącego do pomiaru wody zużytej w lokalu, a także instalacja w pomieszczeniach wspólnych

o/ instalacja kanalizacyjna, od pierwszej studzienki rewizyjnej, w tym piony, a także instalacja w pomieszczeniach wspólnych, podłączenia lokali w części znajdującej się poza tymi lokalami i syfony stropowe, z wyłączeniem odcinków służącym poszczególnym lokalom i znajdującym się w obrębie tych lokali, a także zewnętrzne i wewnętrzne rury spustowe

p/ instalacja odgromowa, antena zbiorcza, instalacja domofonowa – bez urządzeń i osprzętu w lokalach

2. Reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej w sprawach związanych z zarządzaniem nieruchomością (na zewnątrz oraz w stosunkach pomiędzy właścicielami lokali i wspólnotą mieszkaniową), a mieszczących się w zakresie udzielonych pełnomocnictw dotyczących uprawnień i obowiązków powierzonych zarządcy umową.

3. Prowadzenie dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej:

a) przejęcie obowiązków zarządcy nieruchomości, dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego), eksploatacyjnej i finansowej od dotychczasowego zarządcy na podstawie protokółu zdawczo-odbiorczego; b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali i ich użytkowników w rozbiciu na:

• numer lokalu i jego powierzchnię użytkową,

• opis pomieszczeń przynależnych do lokalu,

• imię i nazwisko (firma przedsiębiorcy) właściciela lokalu oraz telefony (fax.) kontaktowe i adres e-mail,

• dokument potwierdzający własność lokalu (akt notarialny lub wypis z księgi wieczystej) do wglądu oraz oświadczenie właściciela,

• adres korespondencyjny właściciela lokalu (jeśli nie przebywa on na stałe
  w lokalu np. wynajmuje lokal),

• udział w nieruchomości wspólnej przypadający na właściciela danego lokalu

• liczbę osób przebywających na stałe w lokalu (liczbę członków gospodarstwa domowego) na podstawie oświadczeń właściciela lokalu;

4. Weryfikowanie stanu prawnego i faktycznego lokali oraz części nieruchomości wspólnej przechowywanie, zabezpieczanie i archiwizowanie dokumentów wspólnoty mieszkaniowej oraz dokumentacji dotyczącej nieruchomości zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694), a także podejmowanie, w imieniu i na rzecz wspólnoty mieszkaniowej, czynności zmierzających do opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku, a także innej określonej przepisami prawa,

5. Prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego.

6. Zapewnienie obsługi eksploatacyjnej nieruchomości:

a) zapewnienie bieżącej, nieprzerwanej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości wspólnej poprzez: wyszukiwanie usługodawców, negocjowanie i renegocjowanie warunków umów zawieranych przez wspólnotę oraz stały nadzór i kontrola ich wykonania m.in. w zakresie: dostaw usług komunalnych (takich jak: wody, ciepła – z określeniem ilości mocy zamówieniowej), energii elektrycznej, gazu, odprowadzania ścieków oraz wywozu nieczystości stałych i innych umów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości), bieżącej konserwacji nieruchomości i utrzymania czystości (np. napraw dźwigów, drzwi), ubezpieczenia nieruchomości wspólnej od ognia i innych zdarzeń losowych oraz od odpowiedzialności cywilnej;

b) zapewnienie utrzymania czystości nieruchomości wspólnej, nadzór nad podmiotami, którym zlecono utrzymanie należytego porządku i czystości pomieszczeń oraz urządzeń budynku służących do wspólnego użytku właścicieli lokali, w tym ciągów komunikacyjnych i innych terenów, do których wspólnota posiada tytuł prawny,

c) zapewnienie dokonywania bieżącej konserwacji nieruchomości wspólnej,
a w szczególności napraw budynku, jego pomieszczeń, instalacji i urządzeń technicznych umożliwiających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia, ogrzewania, bieżącej ciepłej i zimnej wody oraz z innych urządzeń należących do wyposażenia nieruchomości wspólnej (np. domofony, dźwigi, antena zbiorcza) – zgodnie z planem przyjętym uchwałą właścicieli lokali na dany rok kalendarzowy,

d) zapewnienie terminowego przeprowadzania przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie, w tym oceny stanu technicznego zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego,

e) zapewnienie warunków bezpieczeństwa w zakresie ochrony przeciwpożarowej zgodnie z wymogami ustawy z 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1229 ze zm.),

f) zapewnienie niezwłocznej realizacji zaleceń wskazanych w protokołach z przeglądów, których przeprowadzenie wynika z obowiązujących przepisów, w szczególności ustawy
z dnia 7 lipca 1994 r. prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 ze zm.),

g) zapewnienie całodobowej obsługi technicznej nieruchomości związanej z działaniem tzw. pogotowia technicznego w zakresie: napraw instalacji i urządzeń wodno-kanalizacyjnych., ciepłowniczych, energetycznych czy gazowych,

h) zorganizowanie sprawnego usuwania awarii na nieruchomości wspólnej, a także ich skutków, przy czym zakres robót związanych z usuwaniem skutków awarii wymaga
w każdym przypadku osobnego uzgodnienia z zarządem, a w razie konieczności przeznaczenia na te prace kwot pieniężnych wymaga zgody właścicieli lokali wyrażonej w uchwale,

i) w przypadku stanu wyższej konieczności i niemożności skontaktowania się z zarządem (np. z powodu awarii czy w sytuacji zagrażającej życiu i zdrowiu), zarządca samodzielnie usuwa awarię i jej skutki lub podejmuje inne działania usuwające stan zagrożenia pokrywając koszt usunięcia ze środków wspólnoty, o czym niezwłocznie informuje zarząd wspólnoty,

j) prowadzenie ewidencji awarii zgłoszonych przez właścicieli wspólnoty mieszkaniowej i najemców oraz zleconych napraw (w ewidencji powinny być odnotowane wszystkie zgłoszenia przekazywane do zarządcy oraz sposób ich realizacji)

7. Kompleksowe przygotowywanie opracowań niezbędnych do przeprowadzenia remontów, w tym:

• Realizacja zatwierdzonego (w formie uchwały) przez wspólnotę mieszkaniową

• Planu remontów nieruchomości,

• Przygotowywanie kosztorysów nakładczych i inwestorskich,

• Przygotowywanie zapytań ofertowych,

• Weryfikacja kosztorysów przedstawianych przez oferentów,

• Przygotowanie konkursu ofert i podanie ich do publicznej wiadomości,

• Opracowywanie niezbędnych projektów umów,

• Organizowanie nadzoru inwestorskiego nad wykonywanymi pracami,

• Kontrola prawidłowości wykonania zleconych prac, odbiór i ich rozliczanie;

8. Zapewnienie obsługi mieszkańców budynku poprzez:

a) udzielanie każdemu z właścicieli lokali, na każde jego żądanie, wyczerpujących informacji dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną oraz rozliczeń finansowych dotyczących indywidualnych lokali,

b) wydawanie zaświadczeń na żądanie właścicieli związanych z zarządzaną nieruchomością w tym także poświadczanie wystąpień właścicieli lub najemców
o przyznanie np. dodatku mieszkaniowego lub świadczeń z pomocy społecznej,

c) występowanie do właścicieli lokali i najemców z wnioskiem o zezwolenie na wstęp do lokalu, ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia konserwacji, remontu albo usunięcia awarii w nieruchomości wspólnej, a także w celu doposażenia budynku, jego części lub innych lokali w dodatkowe instalacje.

d) przygotowanie i dostarczanie książeczek opłat dla członków wspólnoty mieszkaniowej oraz podanie tel. kontaktowych do zarządcy poprzez wywieszenie na tablicach informacyjnych w nieruchomości

e) obsługa i prowadzenie spraw związanych z wynajmem części nieruchomości wspólnej oraz pobieraniem pożytków z tej nieruchomości także z innych tytułów,

9. Wskazywanie zarządowi wspólnoty możliwości wykorzystania nieruchomości wspólnej; 

10. Obsługa wspólnoty mieszkaniowej od strony formalnej:

a) opracowywanie projektów umów zawieranych przez zarząd i dotyczących nieruchomości wspólnej,

b) pomoc zarządowi w przygotowywaniu projektów uchwał

c) podejmowanie działań windykacyjnych wszystkich należności przysługujących wspólnocie, w tym:

• Należnych od właścicieli lokali zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną i fundusz remontowy,

• Opłat związanych z utrzymaniem lokalu tj. opłat niezależnych od właściciela lokalu, (jeśli właściciel nie ma podpisanej umowy bezpośrednio z dostawcą tych usług),

• Z tytułu pożytków i innych przychodów z nieruchomości wspólnej oraz odszkodowań za bezumowne korzystanie z części nieruchomości wspólnej;

d) przygotowywanie projektów pism procesowych stosowanych w przypadku sądowego dochodzenia należności,

e) przedkładanie pism procesowych i informacji o podejmowanych działaniach windykacyjnych Zarządowi w terminach pozwalających na zabezpieczenie wszystkich wymagalnych należności.

11. Obsługa finansowa wspólnoty mieszkaniowej:

a) Realizacja obowiązków finansowo-skarbowych wspólnoty mieszkaniowej:

• Dokonanie, w imieniu i na rzecz wspólnoty mieszkaniowej, zgłoszenia identyfikacyjnego VAT-R oraz złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku VAT-6 w celu uzyskania zwolnienia podmiotowego VAT (w sytuacji, gdy Wspólnota podejmie taką decyzję),

• Składanie, co miesiąc, w imieniu i na rzecz wspólnota mieszkaniowa deklaracji VAT-7 od momentu utraty bądź rezygnacji z zwolnienia podmiotowego VAT przez Wspólnotę,

• Uzyskiwanie, corocznie z właściwego Urzędu Skarbowego zwolnienia wspólnoty mieszkaniowej z comiesięcznego składania CIT, (jeśli wspólnota mieszkaniowa nie prowadzi działalności gospodarczej),

• Składanie do właściwego Urzędu Skarbowego, w imieniu i na rzecz wspólnoty, deklaracji CIT-2,

• Coroczne składanie do właściwego Urzędu Skarbowego, w imieniu i na rzecz wspólnoty mieszkaniowej, deklaracji CIT-8,

• Zapewnienie, w imieniu i na rzecz wspólnoty mieszkaniowej, terminowego opłacania podatków, ubezpieczeń i innych opłat publiczno-prawnych przypadających na nieruchomość wspólną ubezpieczenia budynku od ognia
  i innych zdarzeń losowych oraz ubezpieczenia wspólnoty mieszkaniowa od odpowiedzialności cywilnej, chyba, że są one pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali;

b) Zapewnienie obsługi konta bankowego:

• Pomoc zarządowi w podejmowaniu czynności mających na celu otwarcie lub zmianę rachunku bankowego wspólnoty mieszkaniowej, dokonywanie we wskazanym przez nią banku rozliczeń poprzez ten rachunek na podstawie dokumentów zatwierdzonych przez zarząd i udzielonego pełnomocnictwa,

• Lokowanie wolnych środków finansowych znajdujących się na rachunku bankowym wspólnoty mieszkaniowej na lokatach bankowych o korzystnym oprocentowaniu (pozwalającym na ochronę finansów wspólnoty przed inflacją oraz – w miarę możliwości – pozyskanie pożytków w formie odsetek narosłych od ww. lokat), jeśli zarząd udzieli zarządcy pełnomocnictwa;

c) Planowanie i prowadzenie sprawozdawczości:

• Przygotowanie dla zarządu – na zebranie roczne - projektu planu gospodarczego
  w formie planu rzeczowo-finansowego, w tym projektu planu funduszu remontowego,

• Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych wspólnoty mieszkaniowej: dla zarządu najpóźniej na 15 dni przed terminem zebrania rocznego i dostarczenie ich, po zaakceptowaniu przez zarząd właścicielom lokali łącznie z zawiadomieniem
  o terminie zebrania, na co najmniej tydzień przed planowanym terminem zebrania rocznego,

• Przygotowywanie raz na miesiąc dla zarządu informacji o poniesionych kosztach zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek przeznaczonych na ich pokrycie oraz pożytkach wspólnoty mieszkaniowej z nieruchomości wspólnej do końca następnego miesiąca za miesiąc poprzedni oraz udostępnianie ich na żądanie członków wspólnoty;

d)      prowadzenie księgowości wspólnoty mieszkaniowej, w tym m.in.:

• Prowadzenie ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek wnoszonych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz wspólnoty mieszkaniowej w sposób określony w uchwale wspólnoty,

•  Pobieranie poniższych płatności wnoszonych przez właścicieli lokali i najemców (dzierżawców) w terminach określonych w umowach i rozliczanie ich
  w terminach w sposób wskazany przez wspólnotę:

- należnych od właścicieli lokali zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną i fundusz remontowy,

- opłat związanych z utrzymaniem lokalu tj. opłat niezależnych od właściciela lokalu, (jeśli właściciel nie ma podpisanej umowy bezpośrednio z dostawcą tych usług)

- z tytułu pożytków i innych przychodów z nieruchomości wspólnej, a także odszkodowań za bezumowne korzystanie z części nieruchomości wspólnej, wystawianie rachunków z tego tytułu i ich skuteczne dostarczanie;

e) wykonywanie pozasądowych czynności windykacyjnych:

Wzywanie właścicieli i/lub najemców (dzierżawców) części wspólnych do zapłaty, w przypadku wystąpienia zaległości przekraczających miesięczną należność,

W przypadku długotrwałych zaległości właścicieli lokali w regulowaniu należności podejmowanie działań umożliwiających wspólnocie odzyskanie należności w trybie art. 16 ustawy o własności lokali,

Monitorowanie płatności dokonywanych przez najemców (dzierżawców) części wspólnych nieruchomości, a także płatności od osób korzystających
z nieruchomości bez tytułu prawnego, a w przypadku wystąpienia zaległości podejmowanie działań zgodnych z zapisami określonymi w zawartych umowach;

12. Obsługa zebrań wspólnoty mieszkaniowej:

a) Na wniosek Zarządu organizowanie zebrań rocznych wspólnoty mieszkaniowej, nie później niż do końca pierwszego kwartału każdego roku kalendarzowego.

b) Opracowywanie porządku zebrań i wstępnych projektów uchwał wspólnoty mieszkaniowej,

• Sprawozdanie zarządu za poprzedni okres rozliczeniowy i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium,

• Ocena pracy zarządu,

• Uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu

• Wykonywanie wszelkich czynności związanych ze zwoływaniem innych zebrań na polecenie zarządu, także tych, które zostały zgłoszone przez 1/10 właścicieli lokali liczonych udziałami,

c) Zawiadamianie właścicieli lokali na piśmie o terminie, miejscu i porządku zebrania, co najmniej na tydzień przed planowanym terminem; a w przypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali - wskazanie tej zmiany,

d) Obsługa zebrań wspólnoty mieszkaniowej, w tym za zgodą właścicieli obecnych na zebraniu, protokołowanie ich przebiegu, a w przypadku zlecenia przez zarząd.

e) Zbieranie podpisów na uchwałach podejmowanych w trybie mieszanym oraz w drodze indywidualnego zbierania głosów, a także powiadamianie właścicieli lokali o treści uchwał podjętych w w/w trybach,

13. Czynności wynikające z umowy zarządca wykonuje samodzielnie, ale może je również zlecić innym podmiotom za zgodą zarządu.

Za działania i zaniechania osób przy pomocy, których zarządca wykonuje zobowiązania, zarządca zawsze odpowiada jak za działania i zaniechania włas

14. By obsługiwać wspólnotę zarządca nie może być w stanie upadłości a w swej działalności stosować się bezwzględnie do obowiązujących przepisów prawa.